Privacyverklaring

Van Leeuwen de Witt B.V. (hierna: VLDW) verwerkt persoonsgegevens van kandidaten, opdrachtgevers en bezoekers van deze website. In deze verklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, voor welke doeleinden en op welke grondslagen wij dat doen, hoe lang wij gegevens bewaren, met wie wij gegevens delen en welke rechten betrokkenen hebben.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens

Van Leeuwen de Witt B.V.
Lampenistenstraat 9
1019 TH Amsterdam
KvK nummer: 77499107
Btw nummer: NL861026524B01

Voor vragen over persoonsgegevens of deze privacyverklaring kunt u contact opnemen via nardi@vldw.nl

2. Welke gegevens wij verwerken

Van kandidaten

• Naam, contactgegevens en woonplaats.
• Curriculum vitae, opleidingservaring en werkervaring.
• Openbare gegevens uit uw profiel op LinkedIn of vergelijkbare professionele platforms.
• Notities uit gesprekken die wij met u voeren.
• Beschikbaarheid, functiewensen en wensen ten aanzien van arbeidsvoorwaarden.
• Gegevens uit assessments, referentiechecks of andere vormen van screening, uitsluitend voor zover deze relevant zijn voor de functie, u vooraf bent geïnformeerd over doel en aard daarvan en daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Van opdrachtgevers

• Naam en contactgegevens van contactpersonen.
• Gegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van de opdracht, zoals functieprofielen en informatie over het team en de organisatie.
• Administratieve gegevens die nodig zijn voor facturatie en contractbeheer.

Van websitebezoekers

Deze website gebruikt geen trackingcookies en geen analytics, voor zover de website feitelijk overeenkomstig deze verklaring is ingericht. Wanneer u via de website contact met ons opneemt, verwerken wij de gegevens die u zelf aan ons verstrekt.

3. Waarvoor wij uw gegevens gebruiken

• Om kandidaten te benaderen voor functies die naar ons oordeel bij hun professionele profiel passen.
• Om kandidaten, na instemming, voor te stellen aan een opdrachtgever.
• Om kandidaten te begeleiden tijdens een sollicitatieprocedure en, indien relevant, daarna.
• Om opdrachten voor opdrachtgevers uit te voeren.
• Om, wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat, contact te onderhouden over passende functies in de toekomst.
• Om overeenkomsten te beheren, te factureren en onze administratie te voeren.

4. Op welke grondslag wij dat doen

Toestemming: onder meer wanneer toestemming de aangewezen grondslag is voor het bewaren van kandidaatgegevens voor toekomstige vacatures of voor het delen van gegevens met een opdrachtgever.

Uitvoering van een overeenkomst: voor de dienstverlening aan opdrachtgevers en voor zover verwerking noodzakelijk is in verband met een lopende opdracht of procedure.

Gerechtvaardigd belang: onder meer om professionals op basis van openbaar beschikbare professionele profielgegevens te benaderen voor een concrete, passende functie. Daarbij wegen wij ons belang af tegen de belangen en rechten van de betrokkene. Tegen deze verwerking kan bezwaar worden gemaakt.

Wettelijke verplichting: onder meer voor onze financiële en fiscale administratie.

5. Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Kandidaatgegevens die uitsluitend voor een concrete procedure worden verwerkt, verwijderen wij in beginsel uiterlijk vier weken na afloop van die procedure, tenzij verdere bewaring noodzakelijk is of u toestemming heeft gegeven om uw gegevens langer te bewaren.

Wanneer u toestemming geeft om u voor toekomstige functies te benaderen, bewaren wij uw gegevens gedurende maximaal één jaar na afloop van de procedure. Indien wij uw gegevens daarna willen blijven bewaren, vragen wij waar nodig opnieuw toestemming.

Bent u via VLDW geplaatst, dan bewaren wij gegevens die bij de opdracht en plaatsing horen zolang dat noodzakelijk is voor de uitvoering, begeleiding en afwikkeling daarvan en voor zover een wettelijke bewaarplicht of gerechtvaardigd belang verdere bewaring vereist.

Facturen, contracten en overige gegevens waarvoor een wettelijke fiscale of administratieve bewaarplicht geldt, bewaren wij gedurende de daarvoor geldende wettelijke termijn.

Wij beoordelen periodiek of persoonsgegevens nog noodzakelijk zijn en verwijderen of anonimiseren gegevens wanneer de toepasselijke bewaartermijn is verstreken.

6. Met wie wij uw gegevens delen

Opdrachtgevers. Wij stellen een kandidaat alleen aan een opdrachtgever voor nadat de kandidaat daarmee heeft ingestemd en delen daarbij alleen gegevens die voor de betreffende procedure relevant zijn. Zodra de opdrachtgever de gegevens ontvangt, is deze in beginsel zelfstandig verantwoordelijk voor de verdere verwerking.

Dienstverleners. Voor onze bedrijfsvoering kunnen wij dienstverleners inschakelen, waaronder:

• Hostnet B.V.: mail en domeinbeheer.
• Google Ireland Ltd.: opslag en samenwerking via Google diensten.
• LinkedIn Ireland Unlimited Company: werving en professioneel contact met kandidaten.
• Netlify Inc.: hosting van de website.
• Anthropic PBC: AI ondersteuning bij werkprocessen, voor zover daarvan gebruik wordt gemaakt.

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen wij voor een passende doorgiftegrondslag, zoals een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, voor zover wettelijk vereist.

Wij verkopen persoonsgegevens niet.

7. Kunstmatige intelligentie

VLDW kan AI hulpmiddelen gebruiken ter ondersteuning van werkzaamheden, bijvoorbeeld bij het analyseren van professionele informatie, het opstellen van teksten en administratieve processen. VLDW laat een AI systeem niet zelfstandig beslissen of een kandidaat wordt benaderd, voorgesteld of geselecteerd. De relevante professionele beoordeling blijft bij VLDW en/of de opdrachtgever.

8. Uw rechten

Voor zover de AVG daarop recht geeft, kunt u verzoeken om:

• inzage in uw persoonsgegevens;
• rectificatie van onjuiste gegevens;
• verwijdering van gegevens;
• beperking van de verwerking;
• bezwaar tegen verwerking;
• overdraagbaarheid van gegevens;
• intrekking van eerder gegeven toestemming.

U kunt hiervoor contact opnemen via nardi@vldw.nl
Wij reageren binnen de wettelijke termijn. U heeft tevens het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Beveiliging

VLDW neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging of onrechtmatige verwerking. Toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot personen die deze voor hun werkzaamheden nodig hebben. Beveiligingsmaatregelen worden afgestemd op de aard en risico's van de verwerking.

10. Wijzigingen

VLDW kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer wetgeving, systemen of werkwijzen wijzigen. De actuele versie wordt op de website gepubliceerd met vermelding van de datum van de laatste wijziging.