Privacyverklaring

Van Leeuwen de Witt B.V. (VLDW) verwerkt persoonsgegevens van kandidaten, contactpersonen van opdrachtgevers en andere zakelijke relaties, en bezoekers van onze website. Deze verklaring legt uit welke gegevens wij gebruiken, waarom wij dat doen en welke rechten u heeft.

1 Wie is verantwoordelijk

Van Leeuwen de Witt B.V.
Lampenistenstraat 9, 1019 TH Amsterdam
KvK: 77499107
Btw nummer: NL861026524B01
Privacycontact: nardi@vldw.nl

VLDW is verantwoordelijk voor de verwerkingen die zij zelf bepaalt. Werken wij voor een specifieke opdracht uitsluitend in opdracht en volgens instructies van een opdrachtgever, dan kan die opdrachtgever verwerkingsverantwoordelijke zijn en VLDW verwerker. Als VLDW als verwerker optreedt, sluiten wij vóór die verwerking een verwerkersovereenkomst. Bepalen wij doelen en middelen gezamenlijk met een andere partij, dan leggen wij de gezamenlijke verantwoordelijkheden vast volgens artikel 26 AVG. De feitelijke werkzaamheden bepalen welke rol geldt.

2 Welke gegevens gebruiken wij en waar komen die vandaan

Kandidaten. Wij gebruiken, voor zover nodig voor de betreffende bemiddeling, uw naam, contactgegevens, woonplaats, cv, opleiding, werkervaring, vaardigheden, beschikbaarheid, functiewensen, beloningswensen en relevante gespreksnotities. Bij een plaatsing in loondienst of als zelfstandige kunnen wij gegevens over de overeenkomst, beloning, inzet en verlengingen verwerken voor de begeleiding en afrekening van onze dienstverlening. Wij vragen alleen beloningsgegevens en inzetgegevens die nodig zijn voor de toepasselijke feegrondslag; bewijsstukken kunnen waar passend gedeeltelijk worden afgeschermd. Voor een overeengekomen vervangingsregeling kunnen wij noodzakelijke gegevens over de vertrekdatum en de reden van vertrek verwerken, waaronder relevante informatie over het functioneren. Wij vragen daarvoor geen medische gegevens of volledig personeelsdossier.

Wij ontvangen deze informatie van u, uit openbare professionele bronnen zoals LinkedIn, of van een opdrachtgever of andere betrokkene bij een concrete procedure. Referenties vragen wij alleen op nadat wij dit met u hebben afgestemd. Voor assessments of andere screening informeren wij u vooraf over het doel, de aard, de betrokken partijen en de gegevens die daarvoor nodig zijn. Wij verwerken zulke gegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Wij verzamelen niet standaard uw BSN, een kopie van uw identiteitsbewijs, gezondheidsgegevens of strafrechtelijke gegevens. Stuur zulke informatie niet ongevraagd mee met uw cv. Voor verwerking van bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens is naast een gewone AVG grondslag een toepasselijke wettelijke uitzondering vereist.

Krijgen wij uw gegevens niet rechtstreeks van u, dan informeren wij u over de bron en onze verwerking uiterlijk bij ons eerste contact, vóór een eerdere verstrekking aan een andere ontvanger en in ieder geval binnen één maand na ontvangst, tenzij een wettelijke uitzondering van toepassing is.

Zakelijke relaties. Wij verwerken namen, functies, zakelijke contactgegevens, correspondentie en gegevens die nodig zijn voor opdrachten, contractbeheer en facturatie. Functieprofielen en informatie over teams verwerken wij alleen voor zover relevant; persoonsgegevens beperken wij tot wat nodig is.

Website en contact. Als u contact opneemt, gebruiken wij de informatie die u aan ons verstrekt. Voor het technisch aanbieden en beveiligen van de website kunnen onze hostingdiensten technische gegevens verwerken, zoals een IP adres, tijdstip van een verzoek en foutmeldingen. De website gebruikt geen cookies. Meer hierover staat in onze afzonderlijke cookieverklaring.

3 Waarvoor gebruiken wij de gegevens en op welke grondslag

Een professional benaderen over een concrete passende functie. Ons gerechtvaardigde belang en dat van de opdrachtgever bij gerichte personeelswerving. Wij gebruiken daarvoor relevante professionele informatie, beoordelen noodzaak en proportionaliteit en wegen uw belangen en redelijke verwachtingen mee. U kunt bezwaar maken.

Beoordelen van een mogelijke match en begeleiden van een concrete procedure. Ons gerechtvaardigde belang bij zorgvuldige bemiddeling en het belang van kandidaat en opdrachtgever bij een passende match, na een belangenafweging. Als u zelf partij bent bij een bemiddelingsovereenkomst met VLDW, of ons vraagt stappen te nemen om die overeenkomst te sluiten, kan noodzakelijke verwerking daarvoor op de grondslag overeenkomst plaatsvinden.

Uw profiel aan een concrete opdrachtgever voorstellen. Uw voorafgaande, geïnformeerde toestemming voor die introductie. Wij vertellen u aan welke organisatie en voor welke procedure wij uw profiel willen verstrekken.

Uw dossier beschikbaar houden voor toekomstige vacatures. Uw afzonderlijke toestemming, voor de bij die toestemming genoemde termijn. Dit is geen voorwaarde voor deelname aan een lopende procedure.

Vragen beantwoorden en zakelijke contacten en opdrachten beheren. Ons gerechtvaardigde belang bij bereikbaarheid en zakelijke dienstverlening. Bent u persoonlijk partij bij een overeenkomst, dan gebruiken wij de grondslag overeenkomst voor de daarvoor noodzakelijke verwerking.

Factureren en de fiscale administratie voeren. Noodzakelijke uitvoering van een overeenkomst met u, ons gerechtvaardigde belang bij afrekening van dienstverlening en, voor de gegevens waarvoor dat geldt, een wettelijke administratieplicht of bewaarplicht.

Vastleggen van onze bemiddeling, controleren van een verschuldigde fee en behandelen van geschillen. Ons gerechtvaardigde belang bij bewijs en bescherming van rechtsvorderingen. Wij bewaren hiervoor alleen de noodzakelijke gegevens en wegen uw privacybelang mee.

Beveiliging, storingsonderzoek en voorkomen van misbruik. Ons gerechtvaardigde belang bij een veilige en betrouwbare dienstverlening, met beperking van gegevens en bewaartermijnen tot wat daarvoor nodig is.

Een overeenkomst met een opdrachtgever is op zichzelf geen overeenkomst met de kandidaat of met een contactpersoon van die opdrachtgever. Wij baseren hun gegevensverwerking daarom niet uitsluitend op die overeenkomst.

U bent in beginsel niet verplicht gegevens te verstrekken. Zonder de voor contact of beoordeling noodzakelijke informatie kunnen wij een vraag of bemiddeling mogelijk niet behandelen. Als bepaalde gegevens wettelijk of contractueel nodig zijn, lichten wij dat toe wanneer wij ze vragen. Het lezen van deze privacyverklaring geldt niet als toestemming voor gegevensverwerking.

4 Met wie delen wij gegevens

Opdrachtgevers. Wij stellen u alleen voor aan een concrete opdrachtgever nadat u daarmee heeft ingestemd. Wij delen uitsluitend de voor die procedure relevante gegevens. Een introductie bij een onderneming geeft niet automatisch toestemming om uw dossier binnen de hele groep te verspreiden. Contractuele kandidaatbescherming bij gelieerde ondernemingen, indirecte inzet of een overgang tussen loondienst en zelfstandige inzet verandert dat niet en vormt op zichzelf geen grondslag om gegevens te delen. De opdrachtgever is na ontvangst in beginsel zelf verantwoordelijk voor zijn verdere verwerking en moet u daarover informeren.

Dienstverleners en platforms. Voor onze dienstverlening kunnen wij gebruikmaken van:

Partij	Gebruik
Hostnet B.V.	Mail en domeinbeheer
Google Ireland Ltd.	Opslag en samenwerking via Google diensten
LinkedIn Ireland Unlimited Company	Werving en professioneel contact
Netlify Inc.	Hosting van de website
Anthropic PBC	Ondersteuning van werkprocessen met AI, voor zover ingezet

Niet iedere partij ontvangt alle gegevens. Welke gegevens een partij verwerkt, hangt af van de gebruikte dienst. Met partijen die uitsluitend in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, maken wij de vereiste verwerkersafspraken. Platforms kunnen voor bepaalde eigen activiteiten ook zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn; daarvoor geldt hun eigen privacyverklaring.

Daarnaast kunnen wij noodzakelijke gegevens verstrekken aan bijvoorbeeld onze accountant, juridisch adviseur of bevoegde overheidsinstanties, wanneer daarvoor een geldige grondslag of wettelijke verplichting bestaat. Wij verkopen persoonsgegevens niet.

5 Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Het gebruik van internationale leveranciers kan meebrengen dat gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden opgeslagen of van daaruit toegankelijk zijn, waaronder vanuit de Verenigde Staten.

Een dergelijke doorgifte vindt alleen plaats met een toepasselijke doorgiftegrondslag. Dat kan een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie zijn, voor zover de ontvanger en verwerking daaronder vallen, of passende waarborgen zoals de Europese standaardcontractbepalingen. Waar nodig beoordelen wij aanvullende beschermingsmaatregelen. Alleen de vestiging van een leverancier in Europa sluit verwerking daarbuiten niet uit.

U kunt via nardi@vldw.nl informatie vragen over de op uw gegevens toepasselijke doorgifte en een kopie of toelichting op de gebruikte waarborgen ontvangen, met bescherming van vertrouwelijke gegevens van anderen.

6 Hoe lang bewaren wij gegevens

Concrete sollicitatieprocedure of bemiddelingsprocedure. Gegevens die uitsluitend voor die procedure nodig zijn, verwijderen wij uiterlijk vier weken na het einde daarvan. Hierop geldt alleen een uitzondering voor gegevens die aantoonbaar nog nodig zijn voor een hieronder beschreven afzonderlijk doel, of waarvoor u toestemming heeft gegeven voor toekomstige bemiddeling.

Toekomstige vacatures. Met uw afzonderlijke toestemming bewaren wij uw relevante kandidaatdossier maximaal één jaar na afronding van de procedure. Is er geen concrete procedure, dan loopt de termijn maximaal één jaar vanaf uw toestemming. Voor een nieuwe periode vragen wij opnieuw toestemming. U kunt eerder intrekken; wij beëindigen dan deze verwerking en verwijderen de gegevens die uitsluitend daarvoor worden bewaard.

Geen belangstelling of geen lopende bemiddeling. Als u aangeeft geen belangstelling te hebben, stoppen wij met benadering voor dat doel. Gegevens die uitsluitend voor die benadering nodig waren, verwijderen wij uiterlijk binnen vier weken nadat de benadering is afgesloten. Dit geldt ook wanneer wij een benadering zonder reactie afsluiten. Alleen een beperkte registratie kan blijven bestaan wanneer dat nodig is om uw bezwaar te respecteren of om een afzonderlijk gerechtvaardigd bewijsbelang te dienen.

Bewijs van bemiddeling en kandidaatbescherming. Waar noodzakelijk bewaren wij een beperkte registratie van de identiteit van de kandidaat, de betreffende opdracht, de relevante contactdatum of introductiedatum en het daarvoor benodigde bewijs. De toepasselijke beschermingstermijn volgt uit de overeenkomst met de opdrachtgever en de daarbij geldende Algemene Voorwaarden. Onze Algemene Voorwaarden gaan uit van achttien maanden vanaf de toepasselijke peildatum; als een kortere termijn is overeengekomen, volgen wij die kortere termijn voor dit bewaardoel. De peildatum kan het eerste aantoonbare recruitmentcontact in het kader van de betreffende opdracht zijn, ook vóór een formele introductie. Alleen opname in een database is daarvoor niet voldoende. Kandidaatbescherming geeft op zichzelf geen grondslag voor gegevensverwerking en de beschermingstermijn is geen algemene bewaartermijn voor volledige cv’s, assessments of gespreksdossiers. Wij beoordelen of het beperkte bewijs eerder kan worden verwijderd. Na de beschermingstermijn verwijderen wij het, tenzij het nog noodzakelijk is voor de afwikkeling van een ontstane fee, een concrete rechtsvordering of een wettelijke verplichting. In dat geval blijft uitsluitend het daarvoor benodigde deel bewaard totdat die noodzaak eindigt.

Plaatsing en verlengingen. Gegevens die nodig zijn voor begeleiding, vaststelling van de werkelijke opdrachtwaarde en afrekening bewaren wij zolang die werkzaamheden en de afwikkeling daarvan lopen. Daarna verwijderen wij de gegevens die geen ander rechtmatig bewaardoel meer dienen.

Financiële administratie. Fiscaal verplichte basisgegevens bewaren wij in beginsel zeven jaar, gerekend vanaf het moment waarop de wettelijke bewaartermijn voor de betreffende gegevens begint. Dit betekent niet dat ieder kandidaatdossier zeven jaar wordt bewaard.

Zakelijke correspondentie en technische gegevens. Wij bewaren correspondentie zolang deze nodig is voor de behandeling van de vraag, de zakelijke relatie of de uitvoering en afwikkeling van een opdracht. Technische gegevens bewaren wij alleen zolang nodig voor de beschikbaarheid, beveiliging en het onderzoeken van storingen of incidenten. Bij een concreet incident kan het daarvoor noodzakelijke deel afzonderlijk worden bewaard tot het onderzoek en de afwikkeling zijn afgerond. Wij controleren periodiek de noodzaak en verwijderen of anonimiseren gegevens zodra het doel vervalt, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt.

7 AI en menselijke beoordeling

VLDW kan AI hulpmiddelen gebruiken om professionele informatie te ordenen, teksten op te stellen en administratieve werkzaamheden te ondersteunen. Wij beperken de daarvoor gebruikte persoonsgegevens tot wat voor het specifieke doel nodig is en beoordelen vooraf de privacywaarborgen van de gekozen dienst en instellingen.

AI mag bij VLDW niet zelfstandig beslissen of u wordt benaderd, voorgesteld of geselecteerd. De opdrachtgever neemt zelf de uiteindelijke aanstellingsbeslissing en is verantwoordelijk voor zijn eigen beoordeling en verwerking. Een medewerker beoordeelt de relevante informatie en de uitkomsten van gebruikte hulpmiddelen. VLDW neemt geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten die rechtsgevolgen voor u hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen. U kunt vragen om toelichting op een beoordeling en onjuiste gegevens laten corrigeren.

8 Uw rechten en contact

Binnen de voorwaarden van de AVG heeft u recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking en, waar van toepassing, overdraagbaarheid van gegevens. U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Bij direct marketing hoeft u dat bezwaar niet te motiveren en stoppen wij met het gebruik voor dat doel.

Toestemming kunt u op ieder moment intrekken. Dat heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van verwerking vóór de intrekking. Een ander, zelfstandig rechtmatig bewaardoel kan reden zijn bepaalde gegevens nog beperkt te bewaren; wij lichten dat zo nodig toe.

Stuur uw verzoek naar nardi@vldw.nl, of neem per post contact op. Wij reageren zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen één maand. Alleen wanneer de complexiteit of het aantal verzoeken dat noodzakelijk maakt, kan die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. Wij informeren u dan binnen de eerste maand over de verlenging en de reden.

Bij redelijke twijfel over uw identiteit kunnen wij aanvullende informatie vragen die nodig is om die te bevestigen. Wij vragen niet standaard om een volledige kopie van uw identiteitsbewijs. Verzoeken zijn in beginsel kosteloos. Een eventuele beperking of afwijzing motiveren wij aan de hand van de AVG.

U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, of bij een andere bevoegde Europese toezichthouder. U hoeft daarvoor niet eerst een klacht bij VLDW af te ronden.

9 Beveiliging en incidenten

VLDW neemt passende technische en organisatorische maatregelen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging en onrechtmatige verwerking. Toegang is beperkt tot personen die de gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben. De maatregelen worden afgestemd op de aard en risico’s van de verwerking.

Vermoedt u een datalek of onveilig gebruik van persoonsgegevens, meld dit dan via nardi@vldw.nl. Wij onderzoeken de melding en informeren de toezichthouder en betrokkenen wanneer de wet dit vereist.

10 Wijzigingen

Wij passen deze verklaring aan wanneer onze dienstverlening, systemen of wettelijke verplichtingen veranderen. De website vermeldt de actuele versie en de datum. Over wezenlijke wijzigingen in een verwerking informeren wij u waar nodig afzonderlijk. Een wijziging van deze verklaring vervangt geen toestemming wanneer toestemming vereist is.